SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Giriş 1.1 Amaç Bu politikanın amacı; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkına Kanun’a (kanun) dayalı olarak çıkarılmış olan ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin  Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (yönetmelik) 5. ve 6. Maddeleri gereği kişisel verilerin saklanmasına ilişkin Yönetmelik’te belirtilen yükümlülüklerin yerine getirilmesi için veri sorumlusu FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. tarafından uygulanacak kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.

1.2 Kapsam
 İşbu Politika, kanunda belirtildiği şekilde tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır. Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte ‘’Kişisel Veriler’’ olarak adlandırılacaktır.


1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar


Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmeyecek hale getirilmesi.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. çalışanlarını, iş ortaklarını, müşterilerini ve üçüncü kişileri ifade eder.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.


İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.


Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu


Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.


Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.


Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.


Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.


Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri işleyen: Kişisel verileri işleyen FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’Nİ ifade eder.


Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.


Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. (FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.)


VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya  Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.


2.Taahhüt ve Beyanlar


İstisna ile muaf tutulmadıkça yönetmelik uyarınca FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., sicile kayıt yükümlülüğü olan bir veri sorumlusudur. Bünyesinde tutmakta olduğu kişisel verileri, Kanun’a ve yönetmeliğe uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde silmek, yok etmek ya da anonim hale getirmek için bir politika hazırlamak ve bu politikaya uygun hareket etmek ile yükümlü olduğunu kabul, beyan ve taahhüt eder.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

a) FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.,  Kanun’un 4’üncü maddesinde yer alan: “hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için kişisel veri işleme, kişisel verileri sınırlı ve ölçülü bir şekilde işleme ve gerektiği süre kadar muhafaza etme’’ ilkelere uyacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.


b) FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.,  işbu politikayı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin mevzuata uygun olarak silindiği, yok edildiği veya anonim hale getirildiği anlamına gelmeyeceğine kabul etmektedir.


c) FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., kişisel verileri saklarken, silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken, Kanun’un 12. Maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, Yönetmelik başta olmak üzere ilgili mevzuatta yer alan hükümlere Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun alacağı kararlara ve politikaya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.


d) FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi sırasında İşbu politikaya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.

3.Kayıt Ortamları

FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., İşbu politika ile kişisel veri içeren ve aşağıda sayılmış olan kapsamına dâhil etmeyi kabul eder. Ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki kişisel verileri politikanın kapsamına dâhil etmeyi kabul eder.


a) FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. adına kayıtlı bilgisayarlar ve sunucular.


b) Ağ cihazları


c) Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı paylaşımsız disk sürücüleri

d) Kâğıt


h) Flash hafızalar

4. Kişisel Verilerin Saklanmasını ve İmhasını Gerektiren Durumlar

FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., kişisel verileri, ilgilinin açık rızası ile veya kanunda yazılı durumlarda ilgilinin açık rızası bulunmaksızın, mevzuatta öngörülen saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, verilerin işleme amacının gerektirdiği süre boyunca, kanunda belirtilen ilkelere uygun olarak saklar.
Özel nitelikli kişisel verilerin ise kural olarak ilgilinin açık rızası bulunmaksızın saklanması veya diğer herhangi bir şekilde işlenmesi mümkün olmamakla beraber kanunda sayılan haller ve süreçlerde işlenmesi söz konusudur.
Kişisel verileri birden fazla amaç ile işlediğimiz hallerde, verinin işleme amaçlarının ortadan kalkması veya ilgili kişinin talebi üzerine (mevzuatta bir engel olmaması halinde) veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilerek saklanır. Yok etme, silme veya anonimleştirme hususlarında mevzuat hükümleri ve KVK Kurul kararlarına uyulur.

5. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar


Aşağıda belirtilen şekilde bir ihlal olması halinde FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. gerekli işlemleri başlatacaktır. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin imhasını gerektiren sebepler aşağıda belirtilmiştir:

5.1. Kanuna Aykırılık

FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., kişisel verileri kanunda belirtildiği şekle aykırı olarak saklamayacağını ve veya herhangi bir şekilde işlemeyeceğini, değişen mevzuat doğrultusunda saklanması hukuka aykırı hale gelen verileri kanun, yönetmelik, KVKK kararları ve işbu politika hükümlerine uygun şekilde imha edeceğini taahhüt eder.


5.2 Veri işleme Şartlarının Ortadan Kalkması


FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., veri işleme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğu çalışanları ile paylaşır. Çalışanlar, veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde veri işlemeye devam edemez. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., yönetmelikte de belirtildiği üzere aşağıda listelenen durumlarda veri işleme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:

a) Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,

b) Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,

c) Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,

d) Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,

e) Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,


f) İlgili kişinin, veri işleme faaliyetini gerektiren hallerin ortadan kalkmasının akabinde kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talebiyle veri sorumlusuna yapmış olduğu başvurunun veri sorumlusu tarafından kabulü,

g) Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin kurul tarafından uygun bulunması,

h) Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

6.Kişisel Verilerin İmhası


Kişisel verilerin imhası, üç farklı şekilde sağlanabilir. Bunlar verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi


Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş., ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve yönetmelikte düzenlenmiş hallerin ortaya çıkması halinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri siler veya yok eder.

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi


Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Yok etme işlemi, FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’NİN verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlar yapılacaktır. Yok etme işlemi ile bu veriler, tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirilmektedir. Bu işlemler sırasında FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. çalışanları ve ilgili departmanlar KVKK Çalışma Grubu’na yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

6.3 Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi


Anonim hale getirme işlemi, FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’NİN kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

7. Kişisel Verilerin Saklanmasına ve İmhasına İlişkin Alınan Tedbirler

7.1 Kişisel Verilerin Saklanmasına İlişkin Alınan Teknik Tedbirler


Kişisel verilerin saklama alanlarına ilişkin teknolojik gelişmeler uyarınca güvenlik sistemleri kurulur. Kişisel verilere yalnızca yetkili çalışanlar erişebilmektedir. Yetki çalışanların dahi erişemeyeceği kişisel veriler, anahtar ve şifre yöntemleri ile korunmaktadır. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’NİN, çalıştığı 3. Kişilerden de verilerin saklanmasında belirli standartların yerine getirilmesine ilişkin taahhütler talep eder. Bununla birlikte FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. kişisel verilerin kaybolmaması ve hukuk dışı kullanılmaması için gerekli önemleri alır.

7.2 Kişisel Verilerin Saklanmasına İlişkin Alınan İdari Tedbirler


Kişisel verilerin saklanması ile ilgili teknik ve idari riskler hakkında çalışanlarımızı bilgilendirerek farkındalık yaratmakla birlikte, kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, aktarılan kişisel verilerin korunması ve güvenli saklanması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini almaktayız.

8.Kişisel Verilerin İmhasına İlişkin Alınan Tedbirler


8.1.Kişisel Verilerin İmhasına İlişkin Alınan Teknik Tedbirler


Veri işlenmesi ve imhasından sorumlu ünite, silme işlemline konu teşkil edecek kişisel verileri belirler, her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıları tespit eder. İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemleri kapatılır ve ortadan kaldırılır.
Kayıt ortamlarında bulunan veriler için silme (karartma. vs), yok etme (fiziksel yok etme, de-manyetize etme, üzerine yazma) ya da anonimleştirme yöntemlerinden biri tercih edilir. Seçilecek imha yöntemi için ilgili tüm ortamlar tespit edilir ve verinin bulunduğu sistemin türü göz önüne alınır.

8.2 Kişisel Verilerin İmhasına ilişkin Alınan idari Tedbirler


Kişisel verilerin korunması ve imhası ile ilgili mevzuat dâhilinde çalışanlara bilgi verilir. İş yeri dahilinde özellikle fiziksel imhaya ilişkin gerekli ekipman bulundurulur.

9. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

Kişisel verilerin imhası aşağıdaki şekillerde gerçekleştirilir:

9.1 Silme Komutu


Veri tabanlarında bulunan veriler silme komutu verilerek silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının veri tabanı üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edilir. Kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları da imha edilir. Gerekli durumlarda sistem yöneticisinden imha konusunda yardım alınır.


9.2 Anonimleştirme Yöntemleri


Anonimleştirme söz konusu olduğunda verinin niteliği, büyüklüğü, çeşitliliği, fiziki ortamlarda
bulunma yapısı, işleme sıklığı, aktarılacak tarafın güvenirliği, verinin anonim hale getirilmesi için
harcanacak çabanın anlamlı olması vb. özellikler dikkate alınarak uygun yöntem seçilip anonimleştirme uygulanır.

9.3. Fiziksel Yok Etme


Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler de gerekli durumlarda kâğıt imha veya kırpma makineleri ile yok edilir.
Yazıcı, kapı giriş turnikesi, ağ cihazları, mobil telefonlar vb. ortamlarda bulunan kişisel verilerin imhası için yukarı yöntemlerden uygun olan seçilir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.

10.Saklama ve İmha Süreleri


10.1 Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri


Yasal saklama sürelerini dolduran fiziksel ve dijital veriler, periyodik olarak mevzuatın öngördüğü aralıklar dâhilinde imha edilir. Periyodik imha, kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin bu işlemleri kayıtları, diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 3 yıl süre ile saklanır.

10.2. Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreci


Veri sahiplerinin FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. başvuru yaparak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda şirket, kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder. Akabinde şirket buna bağlı olarak ilgili aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

11.POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ VE POLİTİKA’DA YAPILACAK GÜNCELLEMELER

1. İlgili mevzuatta yapılacak değişikliğin ardından politikada güncelleme yapılabilir.


2. FARAMA DANIŞMANLIK İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET A.Ş. politika üzerinde yaptığı değişiklikleri incelenebilecek şekilde e-posta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal internet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.
İşbu politika 01/01/2023 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yürürlüğe girmiştir.